Møter kan være en integrert del av arbeidsflyten - men de kan også være en fryktet del av dagen. Mer produktive møter betyr mer tid til å forbedre strategien og bunnlinjen i virksomheten din. Prøv disse 10 tipsene for å komme i gang.
- Forbered, Forbered, Forbered - Det gamle speidermottoet gjelder også i bedriftsverdenen. I tillegg til en gjennomtenkt agenda, bør du vurdere disse spørsmålene mens du planlegger:
- Hvilke verktøy trenger du for å få mest mulig ut av dette møtet? En PowerPoint-presentasjon / projektor? Et utdelingsark? Et tørr slettebrett? Video?
- Hvem skal være på dette møtet? Vær omtenksom om hvem du ber om å delta. På den ene siden vil du ikke kaste bort tid til noen. På den andre siden vil du ikke utelate noen som må bli fanget opp senere. Tipsgeni : Start på høyre fot med disse 20 raske isbrytere for møter .
- Hold vanlige møter etter planen - Å ha en oversikt bidrar til å holde ting på kurs for disse ukentlige møtene. Evaluere hva som virkelig må behandles med hele gruppen og eliminere alt som kan håndteres en-mot-en etterpå. Husk at mens vanlige møter fremdeles skal tillate personlig interaksjon, må du sørge for at dette ikke sporer agendaen. Ingen ønsker å være der lenger enn nødvendig - selv medarbeideren som elsker å kaste sine to øre inn. Tipsgeni : Skaler tilbake på for mange kunngjøringer, og inkluder dem i et ukentlig nyhetsbrev.
- Få alle sammen i ett rom - Når selskaper spres med globale fotspor og flere eksterne arbeidere, er det vanskeligere å få alle i samme rom for en samtale ansikt til ansikt. Prøv å unngå 'innkalling' -fellen - folk følger ikke alltid med. Bruk heller teknologi til interaktiv video av møtene dine. Studier viser at det er forskjell på å bare ringe til et møte og faktisk se ansiktene til folk.
- Endre ting - Dette gjelder spesielt for ukentlige møter. Selv om du pleier å dekke lignende territorier hver uke, kan du endre rekkefølgen - eller hvem som snakker mest. Gjennomgå de tidligere presentasjonene dine og fjern alt som ikke fungerer bra. Ta forslag fra ansatte og implementer dem faktisk.
- Tenk på et uformelt møte - Installer et månedlig 'stand-up' møte - muligens til og med i pauserommet eller i en salong med sofaer. Hvis du ikke trenger alle, kan du prøve å unngå den sterile, tvungne følelsen av konferanserommet og se etter en mer uformell setting på kontoret. Disse er best reservert for mindre kunngjøringer eller en uformell setting for å få tilbakemeldinger fra ansatte eller idédugnad.
- Gå på kalenderen - Konsistens er best. For eksempel er det i redaksjonene alltid et redaksjonelt møte første om morgenen samtidig. Når ansatte vet hva de kan forvente og når de skal være der, kan de være forberedt. Å planlegge møter i siste øyeblikk kan være en frustrerende og langsom fremgang. (Hvis noen allerede har planlagt et viktig klientmøte, er det ikke bra for noen å tvinge dem til å planlegge i siste øyeblikk.) Tipsgeni : Lag en tidsplan for reservasjon av konferanserom med en online registrering .
- Gi insentiver - Mens du vil støte på selskaper som gir store insentiver for å delta på visse møter - tenk billetter til toppkonserter av Broadway-skuespill - trenger du ikke være nesten så ekstravagant. Bland ting sammen med en lunsj og lær eller frokostvarer på et tidlig møte. Du kan også tilby ansattgjenkjenning med regelmessige 'jobben godt utført' utrop der ansatte som blir gjenkjent kan gå en halv time tidlig den dagen. Tipsgeni : Prøv disse 51 ideer om anerkjennelse og takknemlighet for ansatte på ditt neste møte.
- Velg et sted utenfor stedet - Hvis du planlegger et omfattende møte - som en idédugnad hele dagen som fokuserer på en større produktlansering - få alle ut av komfortsonen og i et nytt miljø. En perspektivendring kan gjøre alle gode. Ikke vær redd for å endre de vanlige møtene dine heller. Å ta teamet ditt nedover gaten til en lokal kaffebar for den månedlige strategiøkten vil bli ønsket velkommen.
- Ikke løp når møtet er over - Noen ganger skjer de beste tingene utenfor mansjetten i det mer uformelle miljøet som skjer når folk reiser seg, og stokker rundt og går. Ikke forlat møtet med en gang, i stedet drøy deg og hør på hva som blir sagt. Dette er også en god tid for ansatte å henvende seg til en leder for avklaring eller ytterligere forklaring av et tema som dekkes i den mer formelle setting.
- Noen ganger er svaret IKKE å ha et møte - Hvis du bare trenger å informere eller oppdatere folk om noe som skjer med selskapet, er det kanskje mulig å stave alt ut i en e-post. Møter er viktige på grunn av gi og ta - idédugnaden som skjer når folk er sammen i et rom. Men hvis deling av ideer ikke er det møtet handler om, bør du vurdere en annen måte å få alle på farten. (Med mindre det selvfølgelig er en virkelig stor selskapskunngjøring.)
Sett møtets formål og start derfra. Jo mer tanke og intensjon du legger ned i tiden din med kolleger, jo mer produktiv og vellykket blir du.
pe-spill for videregående skoleelever
Michelle boudin er reporter hos NBC Charlotte og frilansskribent.
DesktopLinuxAtHome gjør det enkelt å organisere virksomheten.
